Wat vind jouw baas van remote werken’? De insights van een manager

Werken op afstand is echt niet alleen voor freelancers. Ook als werknemer kun je meer vrijheid creëren door buiten het kantoor te werken. Maar: dan moet je wel eerst je team en je baas overtuigen. En wat is er nou interessanter, dan horen van hoe een manager tegen remote werken aankijkt? Ik vroeg het een organisatie-adviseur. Lees hier hoe hij als manager aankijkt tegen werken op afstand.

Update 2020: Ik hielp Suus en Alex van Meetings in the Sun met het creëren van een cursus over Remote Werken. Voor ondernemers en werknemers. Aanrader.

Ik heb ruim 20 jaar ervaring als manager en als leidinggevende, vooral van professionals. OutoftheGrey vroeg mij wat ik als manager vind van ‘remote working’. Eerst maar even het begrip ‘remote working, ‘werken op afstand’. Daarmee wordt bedoeld dat je je werk niet doet op een vaste plek, zoals een kantoor, een fabriek, een ziekenhuis, een school of zelfs thuis, maar ergens vandaan, op een willekeurige plek, op afstand.

Nu ben ik, naast manager, van huis uit organisatieadviseur en ik wil de vraag dan ook eerst vanuit die professie benaderen. Dus, voordat we stilstaan bij de vraag of remote working wenselijk is, moeten we eerst beoordelen of het überhaupt mogelijk is. Dat doen we vanuit de aard van het primair proces en de kenmerken van het werk, de onderlinge interdependentie en de aard van de (be)sturing die nodig is.

Wanneer is remote working mogelijk?

Verreweg het meeste werk in Nederland is nog steeds plaats- en/of tijdgebonden. De kassa-mevrouw bij het zwembad, de politieagent, de leraar op de basisschool, de verpleegster in het ziekenhuis, de buschauffeur, de order-picker, de vakkenvuller: hun werkplek staat vast.

En niet alleen de plaats waar ze hun werk moeten doen, maar veelal ook de tijden waarop ze moeten werken. Het is dan ook geen wonder dat deze mensen betaald worden voor hun aanwezigheid, voor het aantal uren dat ze maken en niet voor de prestatie die ze leveren. In veel gevallen hebben deze werkenden geen invloed op de hoeveelheid werk die ze moeten verrichten. De kassa-mevrouw van het zwembad moet er zijn op de afgesproken tijden, zelf als er geen bezoekers zijn. De leraar moet voor de klas staan, of er nu 10 of twintig leerlingen zijn. De buschauffeur moet rijden, met of zonder reizigers. Voor deze mensen is ‘remote working’ niet aan de orde.

Een tweede invalshoek is die van de onderlinge interdepentie. Dat betekent dat je voor het goed uitvoeren van je werk frequent overleg met collega’s nodig is. Over klanten, over patiënten, over dossiers. Je bent onderdeel van een team dat elkaar vaak moet raadplegen om het werk goed te kunnen doen en verder te kunnen. Dit geldt bijvoorbeeld voor veel staf-, beleids- en managementfuncties. Veel overleggen, veel bij elkaar naar binnenlopen, soms veel vergaderen. Ondanks de beschikbaarheid van technologie en systemen werkt het niet prettig als de collega ‘niet in de buurt is’. ‘Uit het oog’ kan hier leiden tot ‘uit het hart’.

Tot slot de (be)sturing. Sturing van werkenden kan bij de baas vandaan komen (opdrachten), vanuit het primair proces (de orderpicklijst, de plek aan de lopende band), vanuit de klant, vanuit de collega’s of vanuit de werkende zelf. Hierbij is het ook van belang dat de werkende ‘vakvolwassen’ is en dus niet, omdat hij het vak of zijn werk nog moet leren, veel aandacht en begeleiding van de baas of de collega’s nodig heeft.
Nu hebben we een aantal criteria om te beoordelen om ‘remote working’ mogelijk is: het werk kan niet plaats- en tijdgebonden zijn, de onderlinge interdependentie mag niet te groot zijn, er moet sprake zijn van autonomie en zelfsturing in het werk en het moet gaan om vakvolwassen werkenden. Het overgrote deel van de werkenden voldoet niet aan deze criteria. Maar een groeiend aantal wel.

Wat vind ik als manager van personeel dat op afstand werkt?

De afgelopen 10 jaar hebben we het fenomeen van ‘Het Nieuwe Werken’ zien groeien. Het nieuwe werken betekent dat werkenden zelf bepalen waar en wanneer (en hoe!) ze hun werk doen. Thuis, op het werk, bij de klant, in de koffiebar, op het strand.

Het is voor een toenemend aantal beroepsgroepen gewoon geworden, zeker in de sector waarin ik werkzaam ben: consultants, coaches, trainers, creatieve beroepen, beleidsmakers; overal waar de aard van het primaire proces, de onderlinge interdependentie en de besturing het toelaat.

Voor veel beroepen is het aanwezigheidscriterium vervangen door het criterium van de toegevoegde waarde. En wat maakt het dan nog uit of iemand thuis werkt, vanuit het café of vanuit Bali of Kaapstad?

Voor veel beroepen is het aanwezigheidscriterium vervangen door het criterium van de toegevoegde waarde.

Er is veel onderzoek gedaan naar de effecten van flexibel werken’ maar de uitkomsten zijn tegenstrijdig. Om een paar conclusies te noemen: er zijn geen aantoonbare gevolgen voor de productiviteit bij plaats- en tijd-onafhankelijk werken; flexibel werken kan leiden tot een verwachting van permanente bereikbaarheid en beschikbaarheid die stress-verhogend kan uitpakken; aanjagers voor flexibel werken komen vaak uit de facilitaire hoek (minder kantoorruimte nodig) of vanuit de mobiliteit (minder in de files staan);

Toch zou flexibel werken een positief effect op de werk-privé balans hebben. Veel organisaties die zijn overgegaan op ‘het nieuwe werken’ hebben na verloop van tijd weer één of twee keer per week ‘kantoordagen’ ingesteld om de contacten tussen collega’s te verbeteren; jonge medewerkers zijn liever op kantoor dan thuis want ‘op kantoor gebeurt het en kan je leren’. Uit de wetenschap komt dus een gemengd beeld en biedt mij als manager zeker geen bewijs om remote werken op grote schaal te propageren of te stimuleren omdat het beter is voor de werkende of organisatie.

Ik wil er graag op wijzen dat ik met opzet het woord ‘werkende’ gebruik. In mijn teams heb ik gewerkt met werknemers, gedetacheerden, uitzendkrachten, trainees, ingehuurde zzp’ ers en pensionados. De arbeidsrechtelijke relatie met deze werkenden heeft wat mij betreft geen invloed op de ruimte die je als werkgever biedt voor ‘Het Nieuwe Werken’ of ‘remote working’. De enige uitzondering betreft de verplichtingen die je als werkgever volgens de ARBO-Wet hebt voor het welzijn en de gezondheid van werknemers. Die strekt zich ook uit naar werkplekken buiten je eigen organisatie. Dat kon ik als werkgever bij werken op afstand niet meer waarmaken: ik heb geen invloed op de werkplek thuis, in het café, op het strand of waar dan ook en kan daar ook geen verantwoordelijkheid voor nemen, ook al dicht de ARBO-wet mij die wel toe.

Met het team hebben we indertijd afgesproken dat mijn verantwoordelijkheid als werkgever voor de fysieke werkplek ophield bij de voordeur van ons kantoor (ook al is niet conform de wet). Tegelijkertijd hebben we een buddy-systeem geïntroduceerd waarbij collega’s elkaar in de gaten hielden; als er iets was op het terrein van welzijn, werkplek of gezondheid konden ze bij elkaar terecht en indien gewenst, bij mij.

Wat vind ik als manager van remote werken?

Nu terug naar de vraag: wat vind ik als manager van remote working?
Ik heb hierboven al een aantal criteria gegeven die werken op afstand mogelijk maken. Omdat het in het algemeen geen aanwijsbaar effect heeft op productiviteit, kwaliteit of ‘geluk in het werk’ zal ik het ook niet propageren of stimuleren.

---

Maar een verzoek van een collega om, om wat voor reden dan ook, een tijdje ‘van afstand’ te gaan werken zal ik ook niet weigeren. Als het werk het toelaat, de collega voldoende autonoom en vakvolwassen is en ik voldoende vertrouwen in de desbetreffende persoon heb: waarom niet?

‘Laten we het een tijdje proberen, afspreken hoe we het contact onderhouden en na een periode evalueren’.

Misschien is het goed voor zijn eigen ontwikkeling, komt hij of zij andere professionals tegen waar hij of zij (en wij) wat van kunnen leren. En: als ik geen toestemming geef, ben ik misschien een gewaardeerde collega kwijt.
Wel zou voor mij nog een belangrijke vraag beantwoord moeten worden: ‘hoe kan ik zien of het goed met je gaat’? Elke werkende heeft behoefte aan en recht op aandacht, hoe gaan we dat in dit geval organiseren?

Als ik geen toestemming geef, ben ik misschien een gewaardeerde collega kwijt

Manager van een grote organisatie

Hoe fix je een remote working overeenkomst met je baas? Part 1 – De drie essentiële ingrediënten